5 dicas para otimizar a rotina empresa/cliente

Já teve aquela sensação de que as horas estão passando mais rápido e, provavelmente, não vai dar tempo de cumprir toda pauta? Então, é hora de responder a uma pergunta superimportante: como você tem organizado a sua rotina? Convidamos Lúcia Carvalho, nossa coordenadora do setor de atendimento, para dar 5 dicas preciosas que irão lhe ajudar a utilizar melhor o seu tempo e estreitar a relação empresa/cliente.

1 – Ter processos definidos com os clientes.

Os processos que envolvem sua rotina com o cliente são essenciais para um bom relacionamento e celeridade nas resoluções. É importante definir junto ao seu cliente como vai funcionar todas as etapas, desde a demanda até a entrega e aprovações. 

2- Organizar a pauta diariamente no início do dia e ao final do dia.

A pauta é a sua grande aliada na rotina de trabalho. É ela quem vai ser o norte para você conseguir organizar suas entregas e tarefas. Por isso, esse hábito precisa ser diário e constante ao longo do dia. O foco é de extrema importância e vai ser essa pauta quem vai lhe ajudar. 

3- Alinhar expectativas uma vez por semana ou quinzenalmente sobre os projetos.

Antes de iniciar qualquer demanda, é preciso entender qual a expectativa do cliente para aquele trabalho específico. Você precisa entender como ele o idealizou e qual o alcance desejado. Isso vai fazer com que você alinhe quais dessas expectativas são tangíveis e podem, de fato, tornar-se reais. Essa manutenção e apresentação constante de resultados também fazem parte desse alinhamento. 

4 – Deixar tudo registrado por email para que não haja ruído na comunicação.

O e-mail é ainda o melhor meio de comunicação quando o assunto é formalizar suas demandas. Nele, você pode especificar tudo que foi solicitado e compartilhar tanto com o cliente como com sua equipe. Ele também pode ser o canal direto para recebimento de ajustes e envio desses materiais finalizados.

5 – Antecipar o máximo que puder dos projetos mensais fixos para que não ocorram atrasos nas entregas. 

Quando você conhece a rotina do seu cliente, é possível criar um fluxo fixo de demandas recorrentes, isso vai trazer celeridade e evitar possíveis atrasos, dando, inclusive, margem para alterações e refações. Outro ponto importante são os prazos. O cliente sempre vai querer receber suas demandas o mais rápido possível, mas é necessário que seja colocado prazos reais e factíveis e não prometer algo que não podemos ou atrasaremos para cumprir.

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